BuroJIJ

Privacyverklaring

Privacy is belangrijk. Dat vinden wij bij BuroJIJ ook. Om jou inzicht te geven in de wijze waarop wij omgaan met jouw privacy, hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. Dit is overigens ook verplicht door Europese wetgeving. In dit document beschrijven wij hoe wij omgaan met persoonsgegevens, wat ermee gebeurt, met welk doel dat gebeurt en hoe de gegevens worden bewaard en beveiligd.

Wij vinden het belangrijk dat deze privacyverklaring beknopt, transparant en begrijpelijk is. Bovendien willen we graag dat deze verklaring voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is. Je kunt deze verklaring om deze reden downloaden van onze website of opvragen bij onze medewerkers.

Zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en respectvol

Alle gegevens die je met ons deelt worden zorgvuldig, vertrouwelijk en respectvol behandeld. Als je contact met ons opneemt, zonder dat er een formele aanmelding is gedaan, worden er soms schriftelijke aantekeningen van het gesprek gemaakt. Op deze manier kunnen wij je beter helpen. Aan het einde van de werkdag worden schriftelijke aantekeningen verwijderd en vernietigd. Wanneer je schriftelijk contact met ons zoekt, bijvoorbeeld via het formulier op de website of door ons een e-mail te sturen, wordt de informatie maximaal twee weken bewaard. Wanneer er geen formele aanmelding volgt,
worden de gegevens uiterlijk twee weken na ontvangst verwijderd en vernietigd.

Persoonsgegevens

Als je contact met ons opneemt of behandeling volgt bij BuroJIJ, worden je contact gegevens verwerkt. Het gaat om een grote hoeveelheid aan informatie, zoals voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Onze website slaat het IPadres op. Deze informatie wordt nooit gelinkt aan persoonsgegevens en is slechts bedoeld om inzicht te verkrijgen in het bezoekersgedrag van onze websitebezoekers. Op deze manier kunnen wij onze website steeds opnieuw verbeteren.

Waarom worden persoonsgegevens opgevraagd?

De eerste reden dat wij persoonsgegevens opvragen als klanten contact met ons opnemen, is om na een eerste contactmoment opnieuw contact met de klant op te kunnen nemen. Vervolgens zijn persoonsgegevens nodig om de dienstverlening uit te kunnen voeren.

De tweede, meer inhoudelijke reden, is omdat persoonsgegevens ons informatie geven die relevant is voor de behandeling. Vanuit onze gezinsgerichte werkwijze is het relevant voor de behandeling om zicht te hebben op de woonsituatie van de ouders van onze
minderjarige klanten. Daarmee bedoelen wij dat wij het van belang achten om te weten of de ouders bij elkaar wonen, of dat zij gescheiden zijn.

Alle persoonsgegevens worden bij BuroJIJ opgeslagen in een klantvolgsysteem. Dit klantvolgsysteem heet Qurentis. Wij hebben geïnvesteerd in dit klantvolgysteem, omdat het voldoet aan de hoogste privacy-standaard.

Welke gegevens worden opgeslagen?

Vanaf het moment van aanmelding tot aan het afsluiten van de behandeling bij BuroJIJ maken onze behandelaren en administratiemedewerkers aantekeningen in het volgysteem Qurentis. Op deze manier kan een doorgaande lijn in de behandeling worden gegarandeerd.

De behandelaren van BuroJIJ en de medewerkers van de administratie maken gedurende hun werkdag veel aantekeningen. Wanneer aantekeningen relevant zijn om de grote lijnen van de behandeling vast te leggen, worden deze digitaal opgenomen in het klantdossier.
Papieren versies worden gedurende de behandeling opgeslagen in een persoonlijke klantmap. Deze mappen worden bewaard op onze locatie in Loon op Zand.

Voor behandelaren is het toegestaan om zogenoemde werkaantekeningen te maken. Deze werkaantekening worden tijdelijk opgeslagen in de papieren of digitale klantmap. Wanneer de behandelaar deze aantekeningen niet meer nodig heeft om de behandeling te
ondersteunen, is de behandelaar verplicht om deze te vernietigen.

Wie hebben toegang tot de gegevens?

BuroJIJ werkt met een klein team van ongeveer twaalf medewerkers. Alle medewerkers vullen elkaar aan in het kwaliteitsmanagementsysteem. Om deze reden hebben alle medewerkers toegang tot alle digitale klantgegevens. Via een random steekproef die ieder kwartaal wordt uitgevoerd, wordt gecontroleerd of medewerkers alleen vanuit inhoudelijke betrokkenheid een klantdossier hebben geopend. Omdat alle activiteiten van medewerkers in het klantvolgsysteem gevolgd worden, kan er op ieder moment gekeken worden welke medewerker op welk moment inzicht heeft gehad in de klantgegevens.

Worden gegevens met derden gedeeld?

Ja, uitsluitend als dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang zoals redelijke bedrijfsuitoefening:

  • Een belastingadviseur, vanwege inzage in facturen met adresgegevens;
  • De gemeente waarin je woonachtig bent, als je gebruik maakt van de vergoede jeugdhulp vanuit de jeugdwet;
  • Signalen van mogelijke vormen (kinder-)mishandeling worden, zoals dat in de jeugdwet staat voorgeschreven, doorgegeven aan Veilig Thuis. De directie van BuroJIJ stelt je op de hoogte als er sprake is van zorgmelding bij Veilig Thuis.

Hoe lang blijven gegevens bewaard?

Vanuit de beroepscodes voor orthopedagogen, psychologen en jeugdzorgwerkers zijn wij verplicht om de inhoudelijke dossiers 15 jaar te bewaren. Vanzelfsprekend voldoen wij aan deze bewaarplicht. Dossiers worden digitaal bewaard. Dossiers die zijn afgesloten vóór 1 juli 2018 worden ook op papier bewaard in ons pand aan Kerkstraat 36 in Loon op Zand. Dossiers die worden afgesloten na 1 juli 2018 worden alleen digitaal bewaard.

Wijzigen of verwijderen

Wijzigen
Als je gegevens wilt wijzigen, kun je dit doorgeven aan de betrokken behandelaar of bij de administratie van BuroJIJ. Je ontvangt een bevestiging van de wijziging die je hebt doorgegeven.

Verwijderen
Een verzoek tot vernietigen van het dossier kan worden ingediend bij de directie van BuroJIJ. Wanneer er sprake is (geweest) van financiering vanuit de jeugdwet, zijn wij ook na een verzoek tot vernietiging, verplicht om een aantal documenten te bewaren in ons dossier voor controle vanuit de jeugdwet. De directie van BuroJIJ kan op verzoek laten weten om welke stukken dit in een bepaalde situatie gaat.